Ausführlich und teilweise gegenüber der bisherigen Verwaltungspraxis steuerverschärfend hat das BMF mit Schreiben vom 30.6.2021 (das das BMF-Schr. v. 21.11.1994, BStBl. 1994 I, 855, ersetzt) die formellen Voraussetzungen aufgezeigt, die die FinVerw. für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG stellt.

Aus der Verwaltungsanweisung ergibt sich u.a.:

(a) Die Rechnungen müssen grundsätzlich den Anforderungen des § 14 UStG unter Berücksichtigung der Kleinbetragsregelung in § 33 UStDV entsprechen und maschinell erstellt sowie elektronisch aufgezeichnet sein.

(b) RdNr. 6 nennt die erforderlichen Inhalte der vorzulegenden Bewirtungsrechnung. Als Leistungsbeschreibung reicht die Angabe „Speisen und Getränke“ nicht aus, anders Bezeichnungen wie zB „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen. Die erforderliche Angabe des Tages der Bewirtung ist erfüllt, wenn darauf hingewiesen wird, dass das Ausstellungsdatum dem Leistungsdatum entspricht. Nicht in der Rechnung ausgewiesene Trinkgelder müssen auf geeignete Weise nachgewiesen werden. Auch bei Rechnungen über 250 € bestehen keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des Bewirtenden auf der Rechnung handschriftlich vermerkt.

(c) Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion iS des § 146a AO iVm. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der vom Bewirtungsunternehmen zu erstellende Beleg muss die Angaben gem. § 6 KassenSichV enthalten.

(d) Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion nicht erforderlich.

(e) Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

(f) Ausführlich befasst sich das BMF-Schr. unter RdNr. 15 ff. mit der Anerkennung digitaler oder digitalisierter Bewirtungsabrechnungen und -belege.